もともとは院内体制が大きく変わったことがきっかけでした。一度医院を立て直す必要があり、実際に数週間診療を止めて、「まずは一人でもやり直せる体制をつくろう」と考えたんです。そのときに、受付や会計の負担を減らすためには、自動精算機の導入が必要だと思いました。

今後の医院運営そのものを見直す中で、会計まわりの業務を自動化することが特に重要だと感じられた理由を教えてください。

会計業務は毎日必ず発生するうえ、受付の負担にも直結します。そこがスムーズになるだけで医院全体の流れが変わりますし、一人で再スタートする状況では特に優先順位の高い投資でした。

自動精算機は複数のメーカーやサービスがある中で、価格面も含めて比較検討されたと思いますが、その中で最終的に重視された判断基準はどこにあったのでしょうか。

価格だけで見れば、もっと安い選択肢もありました。ただ、ただ精算ができるだけでは意味がないと感じていて、やはり大事なのはレセコンと連動していることでした。会計情報が別管理になるようでは、かえって確認作業が増えてしまうので、そこは絶対に外せない条件でした。

大きかったのは、レセコン会社の担当者から「これが一番いい」と明確に勧めてもらえたことです。普段から信頼している方の言葉だったので安心感がありましたし、実際に話を聞いてみても「これは確かに良さそうだ」と納得できたことが最終的な決め手になりました。

導入後に最も大きく変わった点として、診療後の締め作業やスタッフの退勤時間にどのような変化があったのか、実際の運用イメージも含めて教えていただけますか。

一番実感しているのは、診療後に帰れるまでのスピードです。診療が終わって片付けをして、患者さんが精算を済ませたら、もう5分後には誰もいないという日もあります。数字確認も画面上ですぐできるので、以前のように長く残って締め作業をする必要がほとんどなくなりました。

導入前と比べて、会計業務や日計確認の進め方はどのように変わり、どこに大きな違いを感じておられますか。

以前はかなりアナログで、手書きとレセコンを照らし合わせるような二重管理もありました。だから締め作業に時間がかかっていたんです。でも今はレセコンと連動しているのでズレが出にくく、そもそも細かく突き合わせる必要がありません。この差は想像以上に大きかったですね。

導入後、実際に日々運用しているスタッフの皆さんからは、会計対応や締め作業のしやすさ、働き方の面でどのような声や反応が上がっているのでしょうか。

スタッフからは「もうこれがない状態には戻れない」という声があります。特に大きいのは残業が減ったことですね。診療後の作業が長引かないので、終業後の予定も立てやすくなりますし、日々の働きやすさにつながっていると感じています。

今は雇用が難しい時代なので、働きやすい環境づくりはとても重要です。たとえば子どものお迎えがあるスタッフにとって、残業がほとんどないことは大きな安心材料になります。また、受付業務の負担が減ることで、人手不足の中でも現場が回しやすくなっている実感があります。

自動精算機の導入にあわせてクレジットカード決済も取り入れられたとのことですが、患者さんの利便性だけでなく、医院側の運用面ではどのような狙いがあったのでしょうか。

一番大きいのは、現金管理の負担を減らしたかったことです。現金は数える手間もありますし、補充や両替の対応も必要になります。その点、キャッシュレス化が進めば管理の手間が減り、会計業務全体をより効率的にできると考えました。

実際に運用を始めてみて、患者さんからの反応や高額会計・現金授受時の心理的な負担の変化については、どのような効果を感じていらっしゃいますか？

患者さんからは「カードが使えて便利」という声をいただいていますし、こちらとしても高額会計の際に人が何度も現金を数えなくてよくなるのは大きいです。現金のやり取りは、万が一不足や認識違いがあるとお互いに気まずさが生まれますが、機械が対応してくれることでそうした不安も軽減されました。